Как работать удаленно с COVID-19
К нам все чаще обращаются клиенты, которые хотят понять, как организуется удаленная работа сотрудников и какие решения доступны для них, учитывая мировую ситуацию с коронавирусом (COVID-19). В этой статье мы рассмотрим различные варианты для организаций, которые вынуждены использовать удаленную работу сотрудников, как временное решение на период карантина, так и как постоянную меру на случай непредвиденных обстоятельств в будущем.
Процесс планирования мероприятий на случай карантина по причине коронавируса (COVID-19) очень похож на традиционное планирование BCP (business continuity plan) — план обеспечения непрерывности бизнеса, но многим организациям нужны четкие инструкции прямо сейчас.
При этом вы не должны подвергать опасности вашу компанию в вопросах организации удаленной работы или защиты данных.
Важно: Мы хотим подчеркнуть, что в этой статье мы не пытаемся раскрыть все возможные нюансы или проблемы, а также статья не является заменой комплексному планированию BCP. Цель этой статьи – вдохновить и подсказать вам идеи, которые помогут обеспечить удаленную работу, если это необходимо вашей компании.
Разумеется, у каждого варианта, который мы рассматриваем, будут определенные нюансы.
Поэтому мы предлагаем вам проконсультироваться с вашей ИТ-командой, ИТ-провайдером или другой организацией, имеющей опыт в подобных вопросах.
Важно отметить, что удаленная работа не является новой концепцией: многие сотрудники крупных организаций давно успешно работают удаленно. Общая черта этих фирм – эффективное использование IT-технологий. Будь то ответ на особую ситуацию или общее признание того, что удаленная работа — норма в наше время, но мы начнем с основ:
Оценим существующую обстановку
Существует высокая вероятность того, что ваша существующая ИТ- инфраструктура уже может включать в себя функции, поддерживающие удаленную работу. Прежде чем приступить к осуществлению изменений, мы рекомендуем организациям провести быстрое технико-экономическое исследование, чтобы узнать ваши существующие возможности.
Технические вопросы могут включать в себя:
Безопасность
Использует ли ваша компания антивирусную защиту?использует ли ваша компания двухфакторную аутентификацию?
Приложения для повышения производительности
Если ваша компания использует Office 365, знаете ли вы уровни подписки (E3, Business Premium)?вам известно, синхронизирован ли ваш домен Active Directory с MS Azure?
Firewall / Доступ в Интернет
Есть ли в вашей организации брандмауэр?поддерживает ли брандмауэр VPN или удаленный доступ?существуют ли какие-либо ограничения на количество одновременно подключенных пользователей, установленные брандмауэром?
Интернет-соединение
Какое Интернет-соединение использует ваша компания? Знаете ли вы скорость отправки и скачивания?можно ли увеличить скорость соединения при необходимости?
Мобильные телефоны
Использует ли ваша компания программное обеспечение MDM (управление мобильными устройствами)?разрешено ли в вашей компании BYOD (возможность принести свое устройство)?
Голос
Какой тип телефонии использует ваш бизнес? Традиционную телефонию на базе УАТС (учрежденческую автоматическую телефонную станцию), собственную систему IP-телефонии (IP PBX, например ASTERISK) или решения на базе облачной ВАТС (виртуальную телефонную станцию или Cloud PBX)?в вашу систему телефонии могут быть добавлены возможности удаленной работы?у вас есть список всех телефонных номеров (номерной план компании)?
Есть ли в телефонной системе мобильный или программный клиент Windows?
Проработка методов и вариантов работы
Прежде чем мы сможем рассмотреть наиболее подходящие технические решения, вам необходимо хорошее понимание ваших бизнес-процессов, рабочих регламентов, состава команды и используемые ИТ-системы. Вы также можете изучить другие, менее известные способы организации удаленной работы.
Рабочая обстановка
Сколько сотрудников имеют подходящее место дома, где они могут работать удаленно? (например, рабочий кабинет, стол, комната отдыха)есть ли у ваших сотрудников хорошее интернет-соединение дома?позволите ли вы сотрудникам взять их рабочий ПК или ноутбук домой с работы (при условии дополнительной ответственности)?
Клиенты
Регулируется ли ваша компания какими-либо нормативными актами или законами, которые могут запрещать сотрудникам работать дома?возможно, вам придется продумать политику или кампанию, чтобы продолжать соответствовать уровню ожиданий от ваших клиентов и оставаться открытыми
Другие соображения
Требуется ли учитывать страховые последствия, если сотрудники работают из дома?должна ли ваша компания финансировать дополнительные расходы сотрудников, работающих удаленно?
Организуем доступ к рабочему месту удаленно
Когда мы говорим о «рабочем месте», мы имеем в виду набор информационных систем и данных, с которыми предстоит работать.
1) Сотрудники получают доступ к своим рабочим станциям (ПК) удаленно, используя VPN
Если ваша компания использует Windows 10 и имеет корпоративный брандмауэр, который поддерживает VPN, один из вариантов — разрешить вашим сотрудникам удаленно получать доступ к своим рабочим станциям из дома.
Для этого они должны:
Для организаций, которые уже используют VDI/RDP, доступ к рабочему месту может быть упрощен
Teamviewer — компьютерная программа, обеспечивающая удаленный доступ к ПК. Это самое быстрое и самое небезопасное решение.
Мы не рекомендуем данное решение, но оно потенциально самое быстрое в случае, если у вашего бизнеса нет VPN, RDP / VDI и подобных решений.
Если ваша компания изначально использует облачные технологии, такие как Office 365 и Sharepoint, в вашем распоряжении может быть целый ряд безопасных вариантов с минимальными затратами и ограничениями.
Чтобы сотрудники могли работать дома, у них должен быть подходящий ПК, ноутбук или «тонкий клиент», который они могут использовать. Есть несколько вариантов, которые вы можете рассмотреть:
Используйте специальные решения для организации доступа к удаленным рабочим столам с любых устройств. Одним из таких решений является применяемый нами продукт от компании Parallels – RAS (Remote Application Server).
Общение персонала
Если вы можете обеспечить удаленную работу, вам нужно подумать о том, как ваши сотрудники будут взаимодействовать во время пребывания вне офиса.
1) Эл. почта
Электронная почта является важным средством общения. Если ваша компания использует современную платформу, такую как Microsoft Office 365 или Exchange, удаленный доступ к электронной почте является относительно простой задачей. Недостатком электронной почты является то, что она не подходит для разговоров между несколькими участниками.
Office 365 упрощает удаленный и безопасный доступ к электронной почте для сотрудников с соблюдением правил безопасности.
2) Голос и видео
Если в вашей компании есть система IP-телефонии, вам необходимо узнать, у кого из сотрудников есть IP-телефон дома, или установить клиентскую программу телефонной системы на их мобильный или ПК.
Если у вас нет телефонной системы, которая могла бы быстро выйти за пределы вашей организации, есть альтернативы:
3) Корпоративный чат
Для удобства общения сотрудников можно использовать публичные чаты типа Telegram или WhatsApp. Есть специализированные чаты для бизнеса, такие как Slack. Для работы с ними необходимо оформить месячную или годовую подписку. Другим не менее интересным и функциональным вариантом с точки зрения корпоративной безопасности и возможности оперативного администрирования — развернуть собственный защищенный чат в облаке, например Rocket.Chat.
Функционал всех решений примерно одинаков: возможность обмениваться личными сообщениями, создавать группы и каналы, обмениваться файлами и документами, производить интеграцию с другими приложениями.
Rocket.Chat, пожалуй, самое удобное решение для оперативной организации корпоративного общения.
Вопросы безопасности при удаленной работе
Если вы обеспечиваете удаленную работу, вы не должны ни при каких обстоятельствах ставить под угрозу кибербезопасность или целостность вашего бизнеса.
Вы должны рассмотреть:
Просмотр журналов и сеансов удаленного доступа, расследование любых аномалий.
Работать на основе наименьших привилегий. Если сотруднику нужен доступ только к одному приложению или серверу, акцентируйте внимание на этом.
Сколько будет стоить удаленная работа?
По-разному. Организация удаленной работы неизбежно потребует финансовых и временных затрат. Расходы могут включать в себя:
Заключение
С таким количеством различных технологий и опций, доступных для облегчения удаленной работы – все это может стать реальностью. С развитием ситуации с коронавирусом (COVID-19) удаленная работа становится необходимым решением для любой компании.
Каким бы ни было ваше отношение к ситуации с коронавирусом, она побудила многие компании изучить возможности организации удаленной работы или пересмотреть планирование BCP.
Несмотря на то, что наилучшим вариантом считается иметь разработанный план обеспечения непрерывности бизнеса BCP, мы понимаем, что многие организации, возможно, не разработали этот план или не полностью изучили возможности и способы организации удаленной работы.
Также не забывайте учитывать любые нормативные, конфиденциальные, юридические или страховые последствия, выходящие за рамки этой статьи.
Если вашему бизнесу нужна помощь или консультация по организации удаленной работы сотрудников, обратитесь к нашей команде за возможными решениями. Позвоните по телефону 8 (499) 301-0607, отправьте электронное письмо на адрес ivanov@makeitsafe.ru или оставьте заявку на нашем веб-сайте www.makeitsafe.ru.
Любое использование либо копирование материалов статьи допускается лишь с разрешения правообладателя и только со ссылкой на источник: www.makeitsafe.ru